Telefonla yönetmek mi? Daha iyi bir konferans görüşmesi için 10 fikir

(DepozitoPhotos ile Resim)

Göremediğim insanları nasıl yönetebilirim?

Bu, uzak personel ve serbest çalışanlarla çalışan ve onlarla Skype, Google Hangouts, e-posta, çevrimiçi sohbetler ve evet, telefon aracılığıyla iletişim kuran çok sayıda yöneticiden aldığım bir soru.

Yöneticilerin sorduklarından, iletişim teknolojisindeki yeniliklere rağmen, başka bir yerde çalışan insanlarla etkili bir şekilde iletişim kurmanın zor olduğu açıktır.

Meydan okumayı iyi hatırlıyorum. Philadelphia Inquirer'daki ilk masa başı işimde gazetenin New Jersey kapsamını koordine ettim ve kumarhane kumarları, kızılcık bataklıkları, Süperfon zehirli atık siteleri ve yozlaşmış politikacılar hakkında çok şey öğrendim. Philadelphia'da olduğum ve personelimin çoğu Trenton'da bulunan ve güneyi işaret eden bürolarda çalıştığı için, telefonla yönetim hakkında da çok şey öğrendim.

O zamandan beri (ve bir kaç tane oldu), telefonu kullanmam genellikle konferans görüşmeleri için insan gruplarını bir araya getirmeyi içeriyordu. Bazıları duyuru yapmak veya bilgi paylaşmak için çağrıldı. Diğerleri, fikirleri beyin fırtınası yapmak veya bir soruna yaklaşımları tartışmak için bir yol sağladı. Bazıları, merkezi olmayan personelimin birbirlerini bilgilendirmeleri ve birlikte plan yapabilmeleri için aylık, haftalık ve hatta günlük olarak yapıldı. Bazıları ise belirli, tek seferlik sorunlarla ilgilenmek üzere çağrıldı.

Geçenlerde bir yöneticiden etkili bir konferans görüşmesini kolaylaştırma konusunda ipuçları istediğini duydum. Bunun bir bilim değil bir sanat olduğunu ve bireysel yaklaşımınızı grubunuzun benzersiz ihtiyaçlarına ve niteliklerine göre uyarlamanız gerektiğini kabul ederek, bu fikirleri sunuyorum. Umarım yardımcı olurlar.

1 . Katılımcıları tanıyın. Başarılı bir konferans araması yapmanın ilk adımı, kimse aramadan çok önce gerçekleşir. Katılımcıları tanımanız gerekir - ve onların da sizi tanıması gerekir. Bu yüzden uzak konumlarınızı mümkün olduğunca sık ziyaret edin. Seslerle yüzleri koyabilmek. (Jersey'de dört yıl boyunca serbest çalışan iki kişiyle çalıştım ve onlarla hiç yüz yüze görüşmedim.) Büro personelinizi ve serbest çalışanlarınızı her hafta, hatta her ay ziyaret edemeyebilirsiniz, bu yüzden mümkün olduğunda ziyareti sayın — her birinizin diğerini çalışırken görmenizi sağlayan iş sorunlarını ele alın.

2. Bir hedef belirleyin. Yaklaşan Pazar baskısı, web sitenizin ölçümleri veya uzun vadeli bir projenin ilerlemesi gibi konuları tartışmak için her hafta görüşme yapılsa bile, her görüşme için net bir hedef belirleyin. Tek yapmak istediğiniz herkesin meslektaşlarının ne üzerinde çalıştığını bildiğinden emin olmaksa, herkese yazılı olarak bir şeyler göndermesini ve bir toplantıdan vazgeçmesini söyleyebilirsiniz. Ancak haftanın en iyi hikayesini belirlemek ve sunumu için fikir paylaşmak istiyorsanız, görüşmedeki herkesin bunu önceden bildiğinden ve gerçekleşmesine yardımcı olduğundan emin olun. Beni bir çağrıya davet ederseniz, neden orada olduğumu ve başarısına ne katkıda bulunmamın beklendiğini anlamam gerektiğini unutmayın. Bu, amacını anladığımda başlar. (Ve gerçekçi olun. 60 dakikalık bir görüşmede bir sosyal medya stratejisi oluşturamazsınız. Ancak bir süreç üzerinde anlaşabilir ve projeye dahil olanlara görevler atayabilirsiniz. Bu bir ilerlemedir.)

3. Bir gündem hazırlayın. Ve paylaşın. Görüşmeden önce, katılımcılara görüşmenin amacını ve belirli tartışma noktalarını içeren bir e-posta gönderin. Neyi tartışacağımızı önceden söylemek, bana konu ve nelere katkıda bulunabileceğim hakkında düşünme şansı veriyor. Eğer içe dönüksem, bana çok yardımcı oldun. Ayrıca, görüşmeye katılacak kişilerin adlarını e-postaya ekleyin. Bu sanal konferans masasının etrafında kimin oturduğunu hayal etmeme yardımcı olacak.

4. Zamanında başlayın (ve bitirin). İnsanlar her zaman geldiğinde yüz yüze toplantı yapmak zorsa, başladıktan sonra bir konferans görüşmeye girerken daha da zordur. Çağrı saat 2'de başlayacaksa, saat 2'de başlatın. ve kronik olarak geç gelenleri takip edin. Ve sizin açınızdan, aramayı biteceğini söylediğiniz anda sonlandırdığınızdan emin olun.

5. Yuvarlayın. Bir görüşmenin başında, görüşmedeki katılımcıların varlıklarını duyurmasını severim. Bu iki şeyi başarır: katılımcıların sanal konferans masasının etrafında kimin oturduğunu resmetmesine yardımcı olur; ve bu bana kimin görüşmede olduğuna dair bir kontrol listesi yapma şansı veriyor - böylece herkesin sesinin duyulduğundan emin olabiliyorum.

6. Katılım için beklentileri belirleyin. İnsanlara sesleniyorum. Konferans görüşmeleri, tüm toplantılar gibi, 'Bu kuruluştaki herkesin fikirlerine ihtiyacımız var' gibi çeşitli mesajlar göndermenize olanak tanır. 'En yüksek seslerin bir avantajı olmayacak.' 'Herkesin fikirlerine saygı duyacağız'

Çok fazla yüz yüze toplantı gibi çok fazla konferans görüşmesi bu ilkeleri ihlal eder ve kuruluş bunun için daha fakirdir. Kolaylaştırıcı olarak, kimin konuştuğunu takip edin ve sessiz kalanlara ne düşündüklerini sorun. Birisi 26 için konuşmak üzereyse^incikibarca, 'Konuşmadan önce William, neden Susan'dan haber alamıyoruz?' deyin. Unutma, bu senin aramak.

Ve fikirlerinizle katılımı caydırmaya dikkat edin - sözleriniz çok fazla ağırlık taşıyor. Yine, toplantının size ait olduğunu unutmayın. İstediğiniz zaman konuşabilirsiniz. Bu yüzden önce başkalarının gitmesine izin verin.

7. Yolda kalın. Gözünüz hedefinizde ve sohbet noktasında olsun. Teslim tarihi performansını iyileştirmek için fikirleri ortaya çıkarmak için tasarlanan bir tartışma, Ekim ayında bir gece kimin ne yaptığına dair bir tartışmaya dönüştüğünde, olayları yönetin. Hedefi tekrarlayın ve grubun şimdiye kadar kaydettiği ilerlemeyi özetleyin. Ardından tartışmanın devam etmesine izin verin.

8. Sessizlikten korkmayın. Bir konferans görüşmesinde sessizliği yorumlamak bir sanat eseridir. Birçok kolaylaştırıcı, sessizliğin tartışmanın durduğu anlamına geldiğini ve konuşmayı başlatmanın onların sorumluluğunda olduğunu varsayar. Ama iyi muhabirin sessizliğe verdiği yanıtı hatırlayın: bırakın öyle kalsın. Röportaj yapılan kişi genellikle onu doldurur ve bazen konuşmayı daha derin bir yere götürür. Veya sessizliğe, tartışılan konuyu yeniden çerçeveleyerek yanıt verin; grubun konuya farklı bir perspektiften bakmasına yardımcı olacak bir soru sorun. Alt satır: Sessizliğin bir tartışmayı çok çabuk terk etmenize neden olmasına izin vermeyin. Hala gidecek güzel yerleri olabilir.

9. Sonraki adımlar üzerinde anlaşın. Bir görüşmenin sonuna yaklaşırken, grubun başardıklarını özetleyin, bunu toplantının belirtilen hedefiyle ilişkilendirin ve sonraki adımları önerin. Toplantının çıktısını ne yapacaksınız? Çağrıdaki diğerlerinin ne yapması gerekiyor? Bir sonraki arama sırasında kim geri bildirimde bulunacak? Ne zaman olacak? Çağrının neden zamanlarını verimli bir şekilde kullandığı konusunda herkese açık bir fikir verin.

10. E-posta ile takip edin. Bazı yöneticiler, görüşmedeki birinin ayrıntılı dakikalar almasını ve daha sonra katılımcılara dağıtmasını sever. Genellikle daha kısa bir takip e-postasına yönelirim, bu e-postada, başardıklarımızı ve sonraki adımlar olacağı konusunda anlaştığımız şeyleri özetlerim. Ancak durumun takibinize yön vermesine izin verin. Amacınız yaklaşan seçim kampanyası için beyin fırtınası yapmaksa ve çağrı 57 fikir ürettiyse, hepsini listeleyen bir e-posta, gruba birçok iyi fikri olduğunu söyler. Amacınız devam eden bir personel eğitim programının ilerlemesini işaretlemekse, kısa ve öz bir paragraf yeterli olabilir.

En önemlisi, personeli telefonla yönetmenin, şahsen yönetmekle aynı temellere dayandığını unutmayın. Başarınız, o kadroyla kurduğunuz ilişkilerin kalitesine göre artacak ve düşecek. Ve onlarla yaptığınız her etkileşim - ister bire bir, ister bir grup içinde olsun - bu ilişkilerin kalitesine katkıda bulunur.

Uzak ara. (Şaka yapıyorum.)