Uzaktan çalışmaya yeni mi başladınız? Bu araçlar evden çalışmaya geçişinizi kolaylaştıracak

Shutterstock.

Koronavirüs salgını devam ederken (hatta haber odalarında görünmek ), kuruluşlar çalışanlarından mümkün olduğunda evden çalışmalarını istiyor.

Bazıları için bu, araç yığınlarınızdaki boşlukları keşfetmek anlamına gelebilir. Bunu göz önünde bulundurarak, ekibinizin iş yerinde bağlantıda kalma ve etkili olma konusunda sahip olabileceği farklı ihtiyaçları karşılamanıza yardımcı olabilecek bir araç listesi hazırladık.

Yeni ürünlerin piyasaya sürülme veya bu nedenle kapanma hızı göz önüne alındığında kapsamlı bir listeyi derlemek neredeyse imkansız, ancak bunlar haber odalarının kullandığını gördüğümüz en yaygın araçlardan bazıları. Ayrıca, benimsenmesi kolay olmayan karmaşık araçları paylaşmak yerine daha basit işe alım ve kullanılabilirliğe sahip araçları hedefledik. Fiyatlandırmayla ilgili bilgileri ekledik, ancak kuruluşunuzun boyutuna ve ihtiyaçlarına göre değişebileceğinden en doğru bilgiler için platformların web sitelerini kontrol etmelisiniz. Güvenlik kısıtlamaları nedeniyle, şirketinizin hangi araç sürümlerini kullanabileceğinize ilişkin politikaları olabileceğini unutmayın.

Bu araçlar, çoğu kuruluşun paylaştığı üç ortak araç ihtiyacına göre düzenlenmiştir: iletişim, dokümantasyon ve proje yönetimi.

Kullandığınız araçların başarmaya çalıştığınız görevden daha karmaşık olmaması gerektiğini unutmayın. Sizin ve ekibinizin iş akışına ve çalışma tarzlarına en uygun olanı seçin.

Yüz yüze iletişimi başarılı kılmak için, iletişim platformunuzla ilgili beklentiler hakkında net bir anlayış belirlemek önemlidir.

Mesajlaşma platformları arasında iletişimin eşzamansız doğasını benimseyin. Bilgilerin bunaltıcı veya bulunması zor bir hale gelmemesi için konuşmalarınızı kanallar veya sohbetler halinde düzenleyin. Bilgilendirilmiş ve aşırı yüklenmiş arasında doğru dengeyi bulmak için bildirim ayarlarınızı kalibre etmek için zaman ayırın. Kullanılabilirliği belirlemek için programları ve durumları kullanın.

Google Hangouts - video konferans

Google'ın video konferans ürünü Hangouts Meet, sanal toplantılar, ekran paylaşımı ve sohbet için kullanımı kolay bir arayüz sunar. Siz veya kuruluşunuz G Suite'i zaten kullanıyorsanız, 1 Temmuz'a kadar G Suite'in gelişmiş, kurumsal düzeydeki özelliklerini ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Bu, 250 kişiye kadar video kaydı ve toplantı yapmanızı sağlar.

E-posta (Gmail) ve takvim (Google Takvim) için G Suite kullanmaya tamamen alıştıysanız, Google Hangouts Meet'i kullanmak oldukça basittir. Google Takvim, gönderdiğiniz her takvim davetiyle otomatik olarak bir Meet araması oluşturur ve davetteki herkes aramaya erişebilir. Aramaya girdikten sonra, arayüz sohbet ve ekran paylaşımı için basittir. Kişisel bir G Suite hesabı ve bir iş G Suite hesabı yönetiyorsanız, her zaman doğru hesabı seçmek zor olabilir.

fiyatlandırma
Bir Gmail hesabınız varsa, arama başına 25 katılımcı sağlayan Google Hangouts Meet'in ücretsiz sürümüne sahipsiniz.

Gevşek – asenkron iletişim

Slack, birçokları tarafından hem sevilen hem de nefret edilen geniş çapta benimsendi. Temel işlevsellik, çok kanallı, bire bir ve küçük grup konuşmaları etrafında döner. Ancak, Slack ile kuruluşunuzun da kullanabileceği diğer platformlar arasında bilgi aktarabilen çok sayıda entegrasyondan yararlanarak Slack kullanımınızı güçlendirebilirsiniz.

Dakikalar içinde bir Slack ekibiyle çalışmaya başlayabilirsiniz ve çevrimiçi mesajlaşma sistemleri konusunda deneyimli kişiler için sohbet arayüzüne makul ölçüde erişilebilir.

fiyatlandırma
Slack, kademeli bir fiyatlandırma sistemine sahiptir. Ücretsiz sürüm, sınırlı mesaj geçmişi ve sınırlı entegrasyonlar içerir.

yakınlaştır - video konferans

Zoom, temel seviye abonelikte video konferans, ekran paylaşımı, sohbet ve video kaydı içerir. Oldukça sezgisel arayüz, katılımcıların oturuma girdikten sonra gezinmelerini nispeten kolaylaştırır.

Bir hesap oluşturmak hızlıdır, ancak ihtiyacınız olduğunda her şeyin nerede olduğunu bilmeniz için bir toplantı başlatma kontrollerine alışmanız için birkaç dakika ayırmanız gerekir. Görüntülü arama arayüzündeki kontroller oldukça basittir ve çoğu kullanıcı gerekirse sohbete nasıl erişileceğini veya ekranları nasıl paylaşacağını görebilir. Daha yüksek abonelik seviyeleri, daha büyük bir grup insanla bir konuşmayı koordine ediyorsanız yardımcı olabilecek ara odaları gibi daha fazla araç sağlayacaktır.

fiyatlandırma
Zoom, kademeli bir fiyatlandırma sistemine sahiptir. Ücretsiz sürüm, kullanıcıların 100'e kadar katılımcıya ev sahipliği yapmasına, sınırsız bire bir toplantıya, grup toplantılarında 40 dakikalık bir sınıra ve sınırsız sayıda genel toplantıya izin verir.

Skype - video konferans

Skype, 50 kişiye kadar görüntülü veya sesli konferans aramaları düzenlemek için başka bir seçenektir. Platformda olmayan kişileri aramak için Skype'ı da kullanabilirsiniz. Skype, arama sırasında dosya paylaşımını, ekran paylaşımını ve mesajlaşmayı kolaylaştırır. Skype ve Zoom arasındaki en büyük farklardan biri, Zoom'da yaptığınız gibi insanları toplantı odanıza davet etmek veya bir video konferans planlamak yerine Skype'ta bir kişi defterini yönetebilir ve başkalarıyla arama başlatabilirsiniz. Skype daha çok geleneksel bir telefon deneyimi gibi çalışırken Zoom daha çok sanal bir toplantı odası gibi çalışır.

Bu platform bir süredir var ve yıllar içinde çok sayıda değişiklik geçirdi. Kullanmayalı uzun zaman olduysa, birkaç yeni şey bulmak sizi şaşırtabilir. Arayüz, çevrimiçi mesajlaşma deneyimi olan herkes için oldukça gezilebilir.

fiyatlandırma
Microsoft, bir ürün olarak Skype'ın çeşitli sürümlerini sunar. Fiyatlandırma çoğunlukla arama kullanımınıza bağlıdır.

WhatsApp Grubu – güvenli mesajlaşma ve arama

WhatsApp internet tabanlı arama ve uçtan uca şifreli mesajlaşma sağlar. Uygulama, farklı gruplar oluşturmanıza ve mesaj göndermenize olanak tanır. Başlangıçta bir mobil uygulamaydı, ancak şimdi bir masaüstü sürümü mevcut.

WhatsApp, arayüzü sohbetler ve aramalar yoluyla düzenler. Sohbetler, gruplarınızın bir listesini getirecektir. Bir grup arayüzüne girmek, yeni bir tane oluşturmak veya bir kişiye mesaj göndermek için sadece birkaç dokunuş yeterlidir. Ayrıca ekibinizin ne zaman müsait olduğunuzu bilmesine yardımcı olmak için mevcut bir durum ayarlayabilirsiniz.

fiyatlandırma
WhatsApp tamamen ücretsizdir.

Muhtemelen zaten mevcut bir belge havuzunuz var - herkesin erişmesi gereken bilgileri izlemek için bir sistem. Bunu yapmazsanız, bu bir tane oluşturmak için bir fırsattır.

Ofise döndüğünüzde bile, insanların soruları olduğunda bilgi alabileceğiniz güvenilir bir yere sahip olmak değerlidir. Ekip uygulamalarınızı, proje sunumlarınızı, retrospektiflerinizi, toplantı notlarınızı ve beyin fırtınası fikirlerinizi öngörülebilir bir yerde saklayın; uzaktan olsun ya da olmasın, kuruluşunuzdaki herkes bundan faydalanacaktır. Bu araçlar, dokümantasyon evinizi sırayla almanıza yardımcı olacaktır.

Google Dokümanlar – kelime işlem, belgeler, elektronik tablolar

Google Dokümanlar genellikle Microsoft Word olarak düşünülür, ancak internette. Kendisini bir kelime işlemci üzerinde modellemesine rağmen, gerçekten bir Word klonundan çok daha fazlası haline geldi. Artık fiili dijital belge aracı haline geldi. Özünde, işlevselliği oldukça basittir ve kelime işlemci kullanan herkesin aşina olması gerekir. Ancak, Google E-Tablolar ve Google Slaytlar da dahil olmak üzere Google Drive ürün serisinin tamamıyla bağlantısı nedeniyle, Google Dokümanlar bu ürünlerden veri, çizelge ve tablo içe aktarabilir. Ayrıca özel komut dosyaları çalıştırabilir.

Bir kelime işlemci kullandıysanız, Google Dokümanlar'da belge oluşturmaya başlamakta sorun yaşamamalısınız. Bu dokümanları düzenlemek biraz daha zor olabilir. Google Dokümanlar, Dokümanları, E-Tabloları ve Slaytları farklı şekillerde düzenleyebileceğiniz Google Drive'ın bir parçasıdır. Bilgisayarınızın dosya sisteminden farklı olarak, Google Drive'ınızda kendi dosya sisteminizi yaratırsınız. Diğer Google ürünlerinde olduğu gibi, kişisel bir G Suite hesabınız ve bir iş G Suite hesabınız varsa, belirli bir zamanda hangi hesabı kullandığınızı yönetmek zor olabilir.

fiyatlandırma
Tüm G Suite kullanıcıları için ücretsiz.

Sıra – dokümantasyon ve proje yönetimi

Coda, birden çok iş parçacığını bir araya getirmeyi amaçlayan bir dokümantasyon sistemidir. Coda'daki benzersiz değer, bir alanda farklı dosya türlerine sahip olma yeteneğidir. Slaytlarınız, elektronik tablolarınız ve tablolarınız, farklı ürünler arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan aynı belgenin içinde yaşayabilir. Bu, bir proje üzerinde çalışırken bir araya getirmeniz gereken farklı kaynaklarınız varsa çok yararlıdır.

Yapabileceğiniz birçok farklı şey ve yararlanabileceğiniz birçok farklı entegrasyon olduğu için, neyin mümkün olduğuna dair bir fikir edinmek için Coda şablon galerisine bir göz atmak faydalı olacaktır. Bu, özellikle bunaltıcı boş bir tuval bulursanız ve çalışmanızı nasıl organize edeceğinizi bilmiyorsanız önemlidir.

fiyatlandırma
Coda, katmanlı bir plan sistemi sunar. Ücretsiz sürüm, sınırsız düzenleyici ve Doküman Oluşturucu, sınırsız görüntüleyici, sınırlı belge boyutu, düşük otomasyon kotaları, sınırlı entegrasyonlar (gerçi ihtiyaç duyacağınız yaygın araçlar olmasa da), 7 günlük sürüm geçmişi, gerçek zamanlı işbirliği, sınırsız klasör içerir. ve topluluk desteği.

kavram – dokümantasyon ve proje yönetimi

Notion, genellikle Google Dokümanlar'a rakip olarak görülen yeni bir kişidir. Gerçekten de Evernote, Trello ve Airtable gibi çeşitli araçları tek bir platformda birleştirmeye çalışıyor. Notion, sözcükleri işlemekten çok daha fazlasını yapabilen belgeler oluşturmanıza ve düzenlemenize olanak tanır. Notion'daki belgeler, yapılacaklar listelerini, takvimleri, veritabanlarını ve daha fazlasını içerebilir. Belgeleri düzenlemek ve bu belgelerden kaynaklanan görevleri yönetmek için bir yere ihtiyacınız varsa, Notion bu sorunlara tek durak çözüm olabilir.

Notion'un sayfalar ve organizasyon fikri ilk başta kafa karıştırıcı olabilir. Dalmadan önce Notion'da hangi belgeleri saklamak istediğinize dair net bir vizyona sahip olmalısınız. Bu, birçok farklı sorunu çözebilir, bu nedenle bunalmadan önce özel kullanım durumunuzu belirleyin.

fiyatlandırma
Notion, kademeli bir plan sistemine sahiptir. Ücretsiz sürüm, sınırsız üye ve misafir, 1.000 “blok” (etkili bir şekilde içerik bölümleri) ve 5 MB dosya depolama alanı sunar.

Evernote – belgeler

Evernote, kişisel not alma uygulaması olarak uzun bir geçmişe sahiptir. Uzun süredir bireylerin not yazmasına, web'den bilgi toplamasına ve güçlü bir etiketleme ve kategorizasyon sistemiyle bilgileri düzenlemesine izin vererek onu popüler bir araştırma aracı haline getirdi. Bazıları, Evernote'un bir ücret karşılığında işbirliği özelliklerine de sahip olduğunu bilmiyor olabilir. Evernote'un iş planında, ekip notlarını ve belgeleri Drive benzeri bir biçimde bir araya toplayan Spaces adlı bir özellik bulunur.

Evernote, çok basit bir şekilde not yazmak için bir yer olarak kullanılabilir. Ancak, en güçlü kullanıcılara karşı koyabilecek katmanlara ve özellik katmanlarına sahiptir. Web kırpıcısı, web sayfalarını ve PDF'leri web'den kaydetmenize ve bunları Evernote hesabınızda saklamanıza olanak tanır. Notlarınızı sonsuz şekilde filtrelemek için etiketleme ve aramayı kullanabilirsiniz.

fiyatlandırma
Evernote'un katmanlı bir plan sistemi vardır. Ücretsiz sürüm, tam not alma yeteneklerinin yanı sıra etiketleme ve arama içerir, not paylaşımı yoktur.

Proje yönetimi araçları, bir bileşeni yöneten basit platformlardan, bir kuruluşta ihtiyaç duyulabilecek geniş bir işlevsellik yelpazesine hitap eden büyük ölçekli ürünlere kadar uzanan bir yelpazeyi çalıştırır.

Trello - proje Yönetimi

Trello, kartlar ve listelerle yapılacak işleri düzenlemek için kullanışlı bir görsel sistemdir. Öğelerin durumlarına göre hızlı ve kolay bir şekilde hareket ettirilebildiği, ekibiniz için en iyi sonucu veren bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Trello, organizasyon yapınızı yönetilebilir tutmanıza yardımcı olabilecek kurallar ve entegrasyonlar da sunmuştur. Trello'nun işlevselliğinden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz konusunda bazı fikirlere ihtiyaç duymanız durumunda şablonları da vardır.

Kullanıcı arayüzü oldukça basittir ve bazı proje yönetim platformlarının olabileceği şekilde bunaltıcı değildir. Trello, diğer bazı platformlardan daha az şey yapar, ancak bu, iyi yapmayı amaçladığı şeyi yaptığı ve çok fazla işlevsellik karmaşası olmadan yaptığı için iyi bir şey olabilir.

fiyatlandırma
Trello'nun katmanlı bir plan sistemi vardır. Ücretsiz sürüm, sınırsız kişisel panolar, sınırsız kartlar, sınırsız listeler, 100 MB dosya yükleme limiti, 10 ekip panosu ve sınırlı otomasyon içerir.

hava masası – veri yönetimi ve organizasyonu

Airtable hakkında düşünmenin en iyi yolu, süper güçlere sahip bir elektronik tablo gibidir. Airtable ile verileri tanıdık bir tablo biçiminde düzenleyebilirsiniz, ancak daha sonra bu veriler Trello benzeri kanban panolarına, takvimlere ve görsel galerilere dönüşebilir. Airtable veritabanınıza kullanıcı girdisini besleyecek özel formlar oluşturabilirsiniz. Profesyonel kullanıcılar için Airtable, tablolara coğrafi kodlama, çizelgeler ve hatta tablonuzdaki verilere dayalı olarak web sayfaları tasarlamanın bir yolu gibi ek eklenti işlevleri ekleyen 'Bloklar'a sahiptir.

Airtable, işlevselliğini açıklamak için benzersiz bir dil kullanır. Genellikle bir elektronik tablo veya veritabanı olarak düşündüğünüz şeye 'Temel' denir. Üslerinize eklenti teknolojilerini dahil eden “Bloklara” (profesyonel kullanıcılar için) sahiptir. Airtable, lingo'yu geçtikten sonra, size bir Google E-Tablosu üzerinde bazı yararlı güç sağlayan çok esnek bir elektronik tablo aracıdır.

fiyatlandırma
Airtable, katmanlı bir plan sistemine sahiptir. Ücretsiz sürüm, sınırsız taban, taban başına 1.200 kayıt, taban başına 2 GB ek alanı ve iki haftalık revizyon geçmişi içerir.

Menzil - proje Yönetimi

Menzil, hedefler açısından ekiplerin kimin ne yaptığını ve nerede olduğunu bilme işini ele alır. Range, bireysel görev planlamasını ve ekip kontrollerini programlarla kolaylaştırır ve Slack, Google Drive, Calendar, Trello ve Github gibi kullanmanız muhtemel uygulamalarla çok çeşitli entegrasyonlardan yararlanır.

Kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir ve işe alım süreci, onu nasıl kullanacağınız konusunda size rehberlik eder. İpuçları ve örnekler, siz onları kapatana kadar tüm görünümlerde mevcuttur.

fiyatlandırma
Menzil, 10 kişiye kadar olan ekipler için ücretsizdir. Her ek takım arkadaşı için ayda 14 dolar.

Pazartesi günü – dokümantasyon ve proje yönetimi

Pazartesi, projeleri ve iş akışlarını yönetmek için kurul tarafından organize edilen bir sistemdir. Entegrasyonlar, halihazırda kullanıyor olabileceğiniz uygulamalara bağlanır. İş yükü ve zaman çizelgeleri gibi farklı görünümler, işin durumunu, neyin ne zaman yapıldığını ölçmeyi kolaylaştıran yararlı yollarla sunar. İşlevsellik, görevleri kolaylaştıran kodsuz otomasyon rutinleriyle otomatikleştirilebilir.

Site pek çok işlevsellik sunuyor ancak yeni hesaplar için katılım süreci, yeni bir yönetim kurulu oluşturma sürecinde size rehberlik etme konusunda iyi bir iş çıkarıyor. Arayüzde pek çok kullanılabilir özellik vardır, bu nedenle hangi işlevlerin mevcut olduğunu anlamak biraz zaman alabilir.

fiyatlandırma
Pazartesi, fiyatlandırmanın kullanıcı sayısına göre belirlendiği katmanlı bir plan sistemine sahiptir. Ayda beş kullanıcı için 39 ABD doları olan temel plan, sınırsız pano, 20 sütun türü, Kanban görünümü, gömülü formlar, 5 GB depolama alanı ve bir haftalık etkinlik günlüğü sunuyor.

Bu listedeki son iki öğe, yalnızca iş akışınızdaki geçici boşlukları gidermeye çalışıyorsanız, aradığınızdan daha fazlası olabilecek oldukça sağlam proje yönetimi platformlarıdır. Ancak, daha yoğun proje yönetimi platformlarını değerlendirmeye hazırsanız, bunlar dikkate alınması gereken hepsi bir arada seçeneklerdir.

asana – hepsi bir arada dokümantasyon, proje yönetimi ve iletişim platformu

Asana, pazarlama, satış, operasyonlar, ürün ve farklı iş akışı yönetimi ihtiyaçları genelinde çeşitli uygulamaların üstesinden gelebilen büyük ölçekli bir proje yönetimi platformudur. Asana birden fazla proje yönetimi alanına hitap ettiğinden, tüm işlevselliğini kısaca açıklamak zordur. İletişim, görev yönetimi, çizelgeler, proje iş akışı ve daha fazlası dahil olmak üzere yukarıdaki ürünlerin bir kombinasyonunun işlevselliğinin çoğunu kapsar.

fiyatlandırma
Asana'nın katmanlı bir plan sistemi vardır. Ücretsiz sürüm, görev yönetimini içerir; liste, pano ve takvim görünümleri; atananlar ve son tarihler; 15'e kadar takım arkadaşı ve uygulama entegrasyonu.

ana kamp – hepsi bir arada dokümantasyon, proje yönetimi ve iletişim platformu

Eskiden beri uzaktan çalışmaya öncülük eden bir şirket tarafından inşa edilen Basecamp, tüm önemli takım ihtiyaçlarınızı tek bir kapsamlı çözümde çözmeyi vaat ediyor. Basecamp'ta projeler yaratırsınız. Projelerde yapılacaklar listeleri oluşturabilir, görevler atayabilir, ekip üyelerine duyurular gönderebilir, toplantı planlayabilir, belge paylaşabilir ve grup sohbetleri başlatabilirsiniz. Tüm bunlarla birlikte Basecamp, teorik olarak Google Dokümanlar, Slack, Dropbox, Trello ve Asana'nın yerini alabilir.

Basecamp, uzaktan çalışmanın asenkron yapısını güçlü bir şekilde vurgular. Farklı zamanlarda, farklı yerlerde, farklı uzaktan iletişim yeteneklerine sahip insanlarla çalışmanıza olanak tanıyan bir çözüm arıyorsanız, Basecamp özellikle ilginç bir çözüm.

Basecamp gibi bir ürünü satın almak, tüm ürün yönetimi felsefesini satın almak anlamına gelir. Bazı insanlar için gerçekten işe yarıyor ve diğerlerini kapatıyor. Ancak kapsamlı bir çözüme hazırsanız, Basecamp'ı öğrenmek için zaman ayırmanız, kuruluşunuz için neyin işe yarayıp neyin yaramadığı konusunda size çok şey öğretecektir.

fiyatlandırma
Sınırsız kullanıcı ve proje için aylık 99$.

Tyler Fisher şu anda teknolojiden sorumlu müdür yardımcısı. Haber Katalizörü . Kendisine tyler@newscatalyst.org adresinden ve Twitter adresinden ulaşılabilir. @tylrfishr .

Heather Bryant, şirketinde direktör yardımcısı, ürün Haber Katalizörü . Kendisine heather@newscatalyst.org adresinden ve Twitter adresinden ulaşılabilir. @hbcompass .

News Catalyst, haber kuruluşlarının kendilerini sürdürülebilir dijital işletmelere dönüştürmelerine yardımcı olur.